30. August 2022 7 Minuten Lesezeit E-LearningTipps & Tricks
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Die Corona-Pandemie hat die Arbeitswelt in vielerlei Hinsicht auf den Kopf gestellt. Doch neben zahlreichen Herausforderungen eröffnet Social Distancing eine grosse Chance für die unternehmerische Digitalisierung. Viele Unternehmen waren und sind auch weiterhin dazu gezwungen, auf digitale Lösungen zu setzen – so auch beim Onboarding neuer Mitarbeitender. Doch gerade Onboarding lässt sich nicht einfach so vom Analogen ins Digitale übertragen. In diesem Artikel zeigen wir auf, worauf es bei einem gutem Onboarding-Prozess ankommt, und geben Ihnen 7 praxisnahe Tipps für digitales Onboarding an die Hand.
Der Onboarding-Prozess neuer Mitarbeitender beginnt mit Vertragsunterschrift und endet etwa nach dem ersten halben Jahr der Beschäftigung. Ziel ist es, Onboardees fachlich effizient einzuarbeiten und gleichzeitig für soziale Integration zu sorgen. So bringen neue Mitarbeitende nicht nur schnell einen fachlichen Mehrwert, sondern die Anfangsfluktuation wird durch eine grössere Zufriedenheit reduziert, was nicht zu vernachlässigende Kostenersparnisse mit sich bringt. Ein gelungenes Onboarding ist also die Grundlage für eine lange und erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen Arbeitnehmenden und dem Unternehmen.
Ein typischer Onboarding-Prozess kann in drei Phasen unterteilt werden: Preboarding, Orientierung und Integration. Die Abfolge und jeweiligen Ziele dieser Phasen gelten gleichermassen für analoges und digitales Onboarding und sollten bei der Entwicklung eines Onboarding-Prozesses stets im Auge behalten werden.
Das Preboarding ist die erste Phase eines jeden Onboarding-Prozesses. Sie beginnt mit der Vertragsunterschrift und reicht bis zum ersten Arbeitstag. Das Hauptaugenmerk sollte beim Preboarding darauf liegen, neue Mitarbeitende an die Hand zu nehmen und aufkommende Fragen zu beantworten. Indem Sie ihnen aktiv relevante Informationen schon vor ihrem offiziellen Arbeitsstart bereitstellen, können sie sich in dieser Phase mit dem Unternehmen tiefer vertraut machen und sich bereits mit zukünftigen Kolleginnen und Kollegen vernetzen.
Nahtlos an das Preboarding schliesst mit dem ersten Arbeitstag die circa dreimonatige Orientierungsphase an. Für Onboardees ist der erste Eindruck des neuen Jobs entscheidend, und sollte in bester Erinnerung behalten werden. Dafür ist es wichtig, dass Software und Hardware ab Tag 1 einsatzbereit zur Verfügung stehen und die Einführung in die Aufgaben und Abläufe strukturiert beginnen kann. Zudem sollten bereits in den ersten Wochen spezifische Ziele und Erwartungen definiert werden, an denen sich neue Mitarbeitende orientieren können. Insbesondere die persönliche Komponente ist nicht zu vernachlässigen: am besten haben die Onboardees bereits in den ersten Tagen die Möglichkeit, die neuen Kolleginnen und Kollegen über verschiedene Formate kennenzulernen.
Der Übergang von der Orientierungsphase in die Integrationsphase ist fliessend. Auf der Grundlage eines strukturierten Einarbeitungsplans sollte der Fokus in den ersten sechs Monaten auf einer optimalen fachlichen Einarbeitung liegen, sodass schnellstmöglich nicht nur die Abläufe und Aufgaben klar sind, sondern die Onboardees darüber hinaus eigene Ideen einbringen und selbstständig umsetzen können. Des Weiteren sind Feedback-Gespräche in dieser Phase unabdingbar, damit keinerlei Unklarheiten in der gegenseitigen Erwartungshaltung entstehen. Auch die soziale Integration sollte weiterhin vertieft werden, – sowohl durch Teamevents als auch durch informelle Integration – sodass Mitarbeitende nach Ende der Integrationsphase nicht nur fachlich vollständig eingearbeitet, sondern auch sozial gänzlich integriert sind.
Beim digitalen Onboarding lässt sich die fachliche Komponente durch einen cleveren Mix an digitalen Formaten wie E-Learning, Team-Websessions, virtuelle Workshops und individuelle Video Calls gut lösen. Damit all das beim Onboardee einen guten ersten Eindruck hinterlässt, Spass macht und die Inhalte auch hängen bleiben, sollte der Content gut gemacht sein: also aktuell, für die Zielgruppen verständlich, interaktiv, kurzweilig und didaktisch sinnvoll.
Wird das alles erfolgreich umgesetzt, kann die Digitalisierung des Onboardings für Unternehmen eine echte Chance darstellen. Denn einmal erstellt, lassen sich Onboarding-Inhalte in Form von E-Learning immer wiederverwenden, mit wenig Aufwand anpassen und aktuell halten. So sinken künftig die Aufwände für Onboarding-Schulungen in Präsenz, es sind weniger lange Termine für fachliche Einarbeitung notwendig. Auch für die Mitarbeitenden bietet digitales Onboarding einige Vorteile: Sie können unabhängig von Zeit und Ort auf die Inhalte zugreifen, sind unabhängig von den Verfügbarkeiten ihrer Kolleginnen und Kollegen und können in ihrem eigenen Tempo lernen. Zudem können Inhalte immer wieder angesehen und das Wissen aufgefrischt werden, wenn es gerade benötigt wird.
Doch die Digitalisierung des Onboardings bringt vor allem eine Herausforderung mit sich: Die soziale Integration. Damit sich die Onboardees auch persönlich willkommen fühlen und sich schnell ins Team integrieren, müssen für die sonst üblichen gemeinsamen Mittags- und Kaffeepausen im Büro andere Formate gefunden werden. Hierbei ist die räumliche Distanz ein Hindernis, das sich jedoch mit etwas Mehraufwand und kreativen Ideen bewältigen lässt.
Wie Sie sowohl das fachliche als auch das soziale Onboarding erfolgreich digitalisieren, dafür geben wir Ihnen im Folgenden 7 Tipps mit auf den Weg.
Die meisten Unternehmen haben einen genauen Fahrplan für das Onboarding, der bewährt ist und seit Jahren besteht. Durch Remote-Arbeiten muss nun allerdings umgedacht werden: für das Remote Onboarding muss mehr Zeit eingeplant werden. Im Büro lernen Onboardees vieles nebenbei und können sich organisch ins Unternehmen integrieren. Sie können Kolleginnen und Kollegen über die Schulter schauen und werden durch die gemeinsame Zeit vor Ort leicht ins Team integriert. Im Home-Office müssen für all das, was sonst nebenbei geschieht, Termine geplant oder E-Mails geschrieben werden. Das benötigt Zeit und muss deutlich genauer strukturiert werden, damit sich die Newcomer trotz der räumlichen Distanz nicht verloren fühlen.
Damit Onboardees einfach mit den Kolleginnen und Kollegen kommunizieren können, sollte die digitale Kommunikation möglichst unkompliziert und persönlich sein. Auf Textbasis sind neben E-Mails auch Instant Messenger wichtig: Diese ermöglichen eine unverbindliche, persönlichere Kommunikation. Die Hürde, Kolleginnen und Kollegen zu kontaktieren, wird so verringert und Emojis oder GIFs können versendet werden, was die soziale Integration fördert. Ausserdem sollten auch Videokonferenzen zum Home-Office-Alltag gehören. Eine persönliche Beziehung lässt sich deutlich einfacher aufbauen, wenn man Gesichter, Mimik und Gestik sieht, anstatt nur die Stimme zu hören – also: Kamera an!
Software wie Skype, Slack oder Microsoft Teams ermöglichen sowohl Instant Messaging als auch Videokonferenzen. Diese Tools bieten ausserdem die Möglichkeit, den Bildschirm miteinander zu teilen. Das vereinfacht die direkte fachliche Einarbeitung enorm, indem Mitarbeitende dem Onboardee Aufgaben live zeigen oder sie durch Präsentationen führen können. Die Möglichkeit, Videokonferenzen aufzuzeichnen bietet ausserdem den Vorteil, dass der Arbeitgeber wichtige Themen – einmal aufgezeichnet – digital zur Verfügung stellen kann, und der Onboardee die Inhalte nach Belieben anschauen kann. So gewinnen beide Seiten an Flexibilität und der Arbeitgeber spart Zeit und Kosten.
Ein grosser Vorteil digitalen Onboardings ist, dass den Onboardees digitale Inhalte asynchron (zeitlich versetzt zum eigenständigen Veranschaulichen und Lernen) zur Verfügung gestellt werden können. Dies kann jedoch schnell dazu verleiten, die Inhalte zentral zur Verfügung zu stellen und die Neuankömmlinge damit erst einmal allein zu lassen. Diese Flut an Informationen ist schnell überfordernd und bietet den Onboardees wenig Raum für Nachfragen.
Stattdessen sollten die Inhalte nach und nach in einer strategisch geplanten Reihenfolge vermittelt werden. Hierbei ist es hilfreich, den Onboarding-Prozess wie ein E-Learning mit aufeinanderfolgenden Modulen zu strukturieren, sodass Onboardees Schritt für Schritt lernen können – man spricht hier auch von einer sogenannten Lernstrecke. Zum Einstieg könnten die Onboardees beispielsweise ein Willkommensvideo mit einer persönlichen Begrüssung durch die Geschäftsführung bekommen, gefolgt von einem interaktiven Learning Nugget, in dem spielerisch die Unternehmensstrategie und -ziele vorgestellt werden. Darauf kann dann ein fachliches Training folgen, das wiederum in kurze Lerneinheiten – gepaart mit Talkrunden – unterteilt ist.
Um den neuen Mitarbeitenden Sicherheit zu geben, bietet es sich ausserdem an, neben der/dem Vorgesetzten einen festen Mentor zur Seite zu stellen, an den sie sich mit Fragen und Anliegen aller Art wenden können.
Die Digitalisierung des Onboardings bietet viele Möglichkeiten, die Onboardees mit kreativen Lösungen zu überraschen und für das Unternehmen zu begeistern. Das beginnt mit der Begrüssung, die man auch digital persönlich gestalten kann, beispielsweise in Form eines spielerischen Kennenlernens via Videokonferenz, einem Willkommensvideo oder einer virtuellen 360° Büro Tour. Solche Inhalte können – einmal erstellt – immer wieder verwendet werden und sind eine willkommene Abwechslung für Onboardees. Zusätzlich wird die Unternehmensidentifikation durch das Zuschicken eines Willkommenspakets gefördert, beispielsweise eine Tasse mit aufgedrucktem Firmenlogo, Home-Office-Bedarf oder anderen Aufmerksamkeiten.
Auch die Teamintegration im Verlauf der ersten Monate kann durch kreative digitale Ideen gestärkt werden. Beispiele hierfür sind virtuelle Kaffee- oder Mittagspausen, digitale Teamevents wie virtuelle Escape Rooms oder Videokonferenz-Scribble sowie unternehmensweite Programme wie „Mystery Lunch“ oder „Coffee Lottery“, wo Mitarbeitende einander zugelost werden.
Sie haben digitale Onboarding-Inhalte erstellt, doch wie gelangen diese nun zu den Mitarbeitenden? Natürlich können Sie die Inhalte ganz einfach per E-Mail, über den Firmen-Server oder über ein Intranet teilen. Mehr Möglichkeiten bietet hierfür aber spezielle Software wie zum Beispiel ein Learning Management System (LMS). Darüber können Sie beliebig viele Lerninhalte – egal ob Video, PDF, Learning Nugget oder Podcast – hochladen und bestimmten Zielgruppen zur Verfügung stellen. Ausserdem können Sie Abhängigkeiten zwischen Lernmodulen einstellen, wenn die Lernenden diese in einer bestimmten Reihenfolge absolvieren sollen. Und zu guter Letzt bietet ein LMS den Vorteil, dass der Fortschritt der Lernenden ausgewertet werden kann, sodass Sie wissen, wie weit jede und jeder Lernende im Prozess ist.
Ausserdem gibt es spezielle Software-Lösungen, die den Onboarding-Prozess komplett automatisieren. Auch hier finden Onboardees alle Informationen und Lerninhalte an einem Ort, zudem bekommen Arbeitgeber Unterstützung bei der Erstellung von Checklisten und Fahrplänen.
Welche Lösung sich am besten eignet hängt von der Unternehmensgrösse und den individuellen Anforderungen ab. Hier erfahren Sie mehr über das Learning Management System von youknow.
Dieser Tipp bezieht sich auf alle Aspekte und vorangegangen Tipps, denn alle Inhalte, Automatisierung und Kreativität verlieren an Wert, wenn sie nicht auf die Bedürfnisse des Unternehmens und der Onboardees angepasst sind. Nicht nur für die Onboardees sollte der Prozess angenehm, lehrreich und transparent sein, sondern auch das Unternehmen hat bestimmte Ansprüche an Kosten, Zeitaufwand, Lerneffekt und Teamintegration des Onboardees.
Basierend auf dem Feedback aller Beteiligten sollten kontinuierlich neue Inhalte entwickelt und die bestehenden Inhalte und Prozesse überarbeitet werden. Am besten sollte es hierfür ein standardisiertes Feedbackformular geben, sodass die Bewertungen vergleichbar bleiben und objektive Optimierungen am Onboarding-Prozess vorgenommen werden können.
Es gibt viele Möglichkeiten, digitales Onboarding nicht nur fachlich erfolgreich zu gestalten, sondern auch trotz räumlicher Distanz eine persönliche Ebene herzustellen. Dennoch wird persönlicher Kontakt auch damit nicht zu 100% ersetzt werden können. Je nach Wohn- und Bürosituation aller Beteiligten ist es daher eine gute Ergänzung, sich bei Gelegenheit persönlich kennenzulernen. Sei es an einem gemeinsamen Tag im Büro, nach Feierabend, oder bei einem gemeinsamen Teamevent. Ein persönlicher Austausch ist bei all der Zeit vor dem Bildschirm eine willkommene Abwechslung für alle Beteiligten.
Fazit
Wie oben beschrieben gibt es einige Möglichkeiten auch digital eine persönliche Ebene zu schaffen. Für eine optimale soziale Integration ist es jedoch von Vorteil, das digitale Onboarding, wo möglich, durch offline-Aspekte zu ergänzen und ein sogenanntes Blended Onboarding Erlebnis zu schaffen.
Die Aufwände und Kosten für die Entwicklung eines digitalen Onboardings wirken vielleicht zunächst abschreckend, doch anfängliche Kosten sind keinesfalls rausgeschmissenes Geld, sondern – bei einem gelungenen Onboarding-Prozess – durch geringere laufende Kosten und geringere Anfangsfluktuation neuer Mitarbeitender mehr als gedeckt. Die wirtschaftliche Relevanz des Onboardings ist also keineswegs zu unterschätzen, da der Onboarding-Prozess ein wichtiger Baustein ist, um menschliche Ressourcen langfristig an das Unternehmen zu binden.
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Ulrike Meissner, Account Managerin
