Die youknow GmbH (im Weiteren „youknow“) hat aufgrund der EU-Richtlinie 2019/1937 zum Schutz von Personen, die einen Verstoss gegen das Unionsrecht melden, ein internes Meldesystem zur Aufdeckung und Verhinderung von Verstössen gegen geltendes Recht sowie Unternehmensrichtlinien implementiert.
Die Meldung über das Hinweisgebersystem sollte grundsätzlich nur das letzte aller möglichen Kommunikationswege darstellen. Vorrang hat immer der direkte Weg zum Vorgesetzten oder zur Personalabteilung, bzw. für Geschäftspartner und externe Meldende der Ansprechpartner im Unternehmen oder die Geschäftsleitung. Ist dies aus triftigen Gründen nicht möglich, so stellt das Meldesystem eine weitere Möglichkeit dar, Verstösse oder Fehlverhalten zu melden.
Dieses Meldesystem steht Mitarbeitenden, Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern zur Verfügung. Meldungen können postalisch oder per E-Mail durchgeführt werden:
E-Mail: Postalisch: youknow GmbH, St.-Martin-Str. 57, 81669 München, Deutschland
Datenschutz ist Vertrauenssache. Ihr Vertrauen ist ein zentraler Wert für die youknow GmbH („youknow“ und/oder „wir“ und/oder „uns“). Diese Datenschutzerklärung basiert auf der Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“) – auch dann, wenn die DSGVO keine Anwendung findet. Dies gewährleistet ein hohes Schutzniveau für Personen, deren personenbezogene Daten youknow gemäss dem Hinweisgeberschutzgesetz verarbeitet. Diese Datenschutzerklärung gilt somit für Sie selbst als Hinweisgeber und Ihre personenbezogenen Daten. Wir können diese Datenschutzerklärung jederzeit ändern. Für Ihre Nutzung des Hinweisgebersystems gilt die jeweils zum Zeitpunkt Ihrer Meldung in Kraft befindliche Fassung.
1. Über uns
youknow ist der Verantwortliche für Ihre personenbezogenen Daten entsprechend dieser Datenschutzerklärung. Sollten Sie Fragen in Verbindung mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben, können Sie sich an youknow oder den Datenschutzbeauftragten wenden. Die Kontaktdaten finden Sie in der allgemeinen Datenschutzerklärung unter https://you-know.de/data-protection/.
2. Von uns verarbeitete personenbezogene Daten
Das Hinweisgebersystem kann prinzipiell – soweit gesetzlich zulässig – genutzt werden, ohne personenbezogene Daten bereitzustellen. Sie können Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen eines Hinweisgeberverfahrens jedoch freiwillig offenlegen. Dies gilt insbesondere für Angaben zu Ihrer Identität, etwa Ihren Vor- und Nachnamen und Ihre E-Mail-Adresse. Prinzipiell fordern oder verarbeiten wir keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten (so genannte sensible Daten oder besonders schützenwerte Personendaten), etwa Angaben zu Ihrer Abstammung oder ethnischen Herkunft, ihren religiösen und/oder ideologischen Überzeugungen, Ihrer Mitgliedschaft bei Gewerkschaften oder Ihrer sexuellen Orientierung. Derartige besondere Kategorien personenbezogener Daten können Sie uns jedoch im Rahmen Ihrer Kontaktaufnahme freiwillig offenlegen. Ihre Erklärung enthält möglicherweise auch personenbezogene Daten Dritter, auf die Sie verweisen. Die betroffenen Personen erhalten die Möglichkeit, sich zu diesen Angaben zu äussern. Wir werden die betroffenen Personen in diesem Fall über die Erklärung in Kenntnis setzen. Dabei stellen wir jedoch einen vertraulichen Umgang sicher, da die betroffene Person – im Rahmen der gesetzlichen Möglichkeiten – keine Angaben zu Ihrer Identität erhält. Ihre Angaben werden also unter Wahrung Ihrer Anonymität genutzt.
3. Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung
Über das Hinweisgebersystem können Sie sich mit uns in Verbindung setzen, um Compliance- oder Gesetzesverstösse zu melden. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zur Prüfung Ihrer Meldung über das Hinweisgebersystem und zur Untersuchung mutmasslicher Compliance- oder Gesetzesverstösse. In diesem Zusammenhang haben wir möglicherweise Fragen an Sie. Zu diesem Zweck kommunizieren wir mit Ihnen ausschliesslich über das Hinweisgebersystem – es sei denn, Sie haben anderen Kommunikationsformen ausdrücklich zugestimmt. Die Vertraulichkeit der von Ihnen bereitgestellten Angaben hat für uns höchste Priorität und ist deswegen sichergestellt. Ihre personenbezogenen Daten werden verarbeitet in Übereinstimmung mit und auf Grundlage Ihrer Zustimmung bei einer Meldung über das Hinweisgebersystem (Artikel Ab. 1, Buchst. a DSGVO). Weiterhin verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, soweit dies erforderlich ist, um unseren gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen. Dies betrifft insbesondere die Meldung strafrechtlich, wettbewerbsrechtlich und arbeitsrechtlich relevanter Sachverhalte (Artikel 6, Ab. 1, Buchst. c DSGVO). Ihre personenbezogenen Daten werden zudem verarbeitet, falls dies erforderlich ist, um die berechtigten Interessen von youknow eines Dritten zu wahren (Artikel 6, Ab. 1, Buchst. f DSGVO). Wenn Sie uns besondere Kategorien personenbezogener Daten (z. B. sensible Daten) bereitstellen, verarbeiten wir diese auf Grundlage Ihrer Zustimmung (Artikel 9, Abs. 2, Buchst. a DSGVO). Wir beabsichtigen Ihre personenbezogenen Daten nur zu den vorstehend genannten Zwecken zu nutzen. Andernfalls holen wir Ihre vorgängige Zustimmung ein.
4. Technische Ausführung und Sicherheit Ihrer Daten
youknow trifft geeignete technische und organisatorische Massnahmen zur Gewährleistung des Datenschutzes und der Vertraulichkeit und gleicht diese kontinuierlich an die fortschreitende technische Entwicklung an.
5. Offenlegung personenbezogener Daten
Die gespeicherten Daten können nur von speziell befugten Person innerhalb von youknow verarbeitet werden. Alle zur Prüfung von Daten befugten Personen verpflichten sich ausdrücklich dazu, die Vertraulichkeit zu wahren. Um den vorstehend genannten Zweck zu erfüllen, ist es möglicherweise erforderlich, dass wir Ihre personenbezogenen Daten an externe Einrichtungen innerhalb und ausserhalb der Europäischen Union weitergeben, etwa Anwaltskanzleien oder Strafverfolgungs- bzw. Wettbewerbsbehörden. Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten innerhalb des Unternehmens oder extern weitergeben, gewährleisten interne Datenschutzvorschriften und/oder entsprechende vertragliche Vereinbarungen ein einheitliches Datenschutzniveau.
6. Dauer der Speicherung
Wir speichern personenbezogene Daten, solange wie dies für die Verarbeitung Ihrer Meldung notwendig ist oder solange wir ein berechtigtes Interesse an der Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten haben. Eine Speicherung kann zudem erfolgen, um gesetzlichen Verpflichtungen wie etwa Speicherpflichten nachzukommen, wenn dies im Rahmen von europäischen oder nationalen Gesetzen vorgesehen ist. Alle personenbezogenen Daten werden danach gelöscht, gesperrt oder anonymisiert.
7. Ihre Rechte
Wenn Sie uns Ihre personenbezogenen Daten bereitgestellt haben, haben Sie bezüglich dieser personenbezogenen Daten ein Recht auf Information, Berichtigung und Löschung. Sie können auch die Verarbeitung einschränken oder fordern, dass Sie einem anderen Verantwortlichen übertragen werden. Weiterhin sind Sie jederzeit dazu berechtigt, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten aus Gründen, die im Zusammenhang mit Ihrer besonderen Situation stehen, abzulehnen. Sie sind jederzeit dazu berechtigt, Ihre Einverständniserklärung zu widerrufen. Wenn Sie Ihre Zustimmung widerrufen, beeinträchtigt dies nicht die Rechtmässigkeit der bis dahin auf Grundlage der Zustimmung erfolgten Verarbeitung. Diese Rechte machen Sie geltend, indem Sie das Datenschutzteam von youknow hierüber informieren. Wenn Sie Ihr Recht auf Berichtigung, Löschung oder Beschränkung Ihrer personenbezogenen Daten geltend machen, sind wir dazu verpflichtet, alle Empfänger, denen wir Ihre personenbezogenen Daten offengelegt haben, über diese Berichtigung, Löschung oder Beschränkung der Verarbeitung zu informieren, es sei denn, dies ist nicht durchführbar oder mit unangemessenem Aufwand verbunden. Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstösst, sind Sie schliesslich unbeschadet anderer Verwaltungs- oder Rechtsbehelfe dazu berechtigt, eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzureichen, insbesondere im Mitgliedsstaat bzw. im Bundesland Ihres Wohnsitzes, Ihres Arbeitsplatzes oder des mutmasslichen Verstosses.
Version: 16.11.2023
