Tipps für die Auswahl des passenden Learning Management Systems

4. Mai 2021 7 Minuten Lesezeit E-LearningTipps & Tricks

Torsten Külpmann
Projektleiter E-Learning und Portale

Was Sie aus diesem Artikel mitnehmen:

  • Über welche Kriterien Sie sich bei der LMS-Suche Gedanken machen sollten
  • Wie Sie im undurchsichtigen LMS-Dschungel den Durchblick bekommen

Das L&D der Zukunft

Selten war man sich in der Weiterbildungsbranche so einig: Corona hat für nachhaltige Veränderungen gesorgt. Der L&D-Alltag, nach dem man sich seit über einem Jahr sehnt, wird zukünftig ein anderer sein. E-Learning wird sich immer weiter professionalisieren. Präsenztrainings werden weiter in den Hintergrund rücken und nur noch dort zum Einsatz kommen, wo sie ihre spezifischen Vorteile ausspielen können.

Wer im Unternehmen daher nun eine digitale Lernwelt etablieren möchte, der wird an einer passenden Plattform, auf der alle Fäden zusammenlaufen, nicht vorbeikommen. Am weitesten verbreitet sind immer noch klassische Learning Management Systeme (LMS). Wer sich auf die Suche nach einem LMS begibt, mit dem alle E-Learning-Wünsche wahr werden sollen, wird schnell ernüchternd feststellen: Die Auswahl auf dem Markt ist gigantisch.

Welches LMS ist das Richtige?

Im Folgenden möchten wir ein paar Anregungen geben, welche Kriterien Sie bei der Auswahl des richtigen LMS für Ihren spezifischen Business Case heranziehen sollten. Das Ziel: Ihnen dabei helfen, die riesige Auswahl auf eine Handvoll relevanter Systeme einzugrenzen. Um einen ausgiebigen Test kommen Sie nicht herum – warum also Zeit verschwenden auf Systeme, die vielleicht optisch ansprechend daherkommen, aber überhaupt nicht zu ihren Anforderungen passen?
Wie aber findet man die passenden Kriterien? Was ist wichtig für das individuelle Geschäftsmodell? Worauf gilt es besonders zu achten? Unser Tipp: Verschaffen Sie sich zunächst ein umfassendes, ganzheitliches Bild Ihres Bedarfs – und das insbesondere unter Berücksichtigung der fortlaufenden Weiterentwicklung Ihrer Organisation und folglich der technologischen Zukunftssicherheit des Systems.

Integration & Schnittstellen

Wie soll das LMS in Ihre Systemlandschaft integriert werden? Möchten Sie eine Insellösung schaffen? Oder wäre es vielleicht sinnvoller, das LMS mit bereits vorhandenen Systemen, wie z.B. einer HR-Software oder einem CRM zu verknüpfen? Dies kann Ihnen eine Menge administrativer Arbeit abnehmen, z.B. wenn Mitarbeiter- oder Kundendaten mit dem LMS synchronisiert werden können. Voraussetzung dafür sind entsprechende Schnittstellen: Im Idealfall sind die notwendigen Schnittstellen bereits beim LMS der Wahl vorhanden. Aber auch eine kostenpflichtige Zusatzprogrammierung kann sich langfristig rechnen, wenn der Aufwand manueller Datenpflege dadurch reduziert wird.

Hosting & Datenschutz

Beim Betrieb eines LMS haben sich zwei Modelle auf dem Markt etabliert: Cloud oder On-premise. Bei der Cloud-Variante betreibt (hostet) der LMS-Anbieter das System auf dem eigenen Server. Der Kunde bekommt die gewünschte Anzahl an Zugängen und die Mitarbeitenden können ganz einfach über den Browser auf das System zugreifen. Die Vorteile für den Kunden liegen auf der Hand: Er braucht sich nicht um Anschaffung und Betrieb eines eigenen Servers und die Installation und Wartung kümmern. Diese Aufgaben übernimmt der Dienstleister – wobei hierfür i.d.R. entsprechende Servicekosten anfallen. Eine Cloud-Lösung mag daher verlockend klingen – jedoch sollten Sie hier die Rechnung nie ohne die IT machen. Meistens hat die IT genaue Vorgaben, in welchem Land der Server stehen darf, auf dem Sie unternehmensinterne und mitarbeiterbezogene Daten speichern. Die DSGVO lässt grüssen. Das Gute: LMS-Anbieter bieten häufig verschiedene Serverstandorte an, um auf die Kundenwünsche eingehen zu können. Alternativ zur Cloud-Lösung gibt es die On-premise Variante für das Hosting. Hierbei handelt es sich um einen klassischen Kauf der Software. Sie kaufen die gewünschte Anzahl an User-Lizenzen und installieren die Software lokal auf dem firmeneigenen Server. Interne Datenschutzbedenken sollten damit passé sein. Diese Variante zieht natürlich eine langfristige, enge Zusammenarbeit mit der IT nach sich, die z.B. bei der Installation von Updates involviert sein wird.

Apropos IT: Die IT sei hier stellvertretend für alle Abteilungen erwähnt, die beim Auswahlprozess eines Learning Management Systems ein Wörtchen mitzureden haben. Eines der häufigsten Probleme beim Auswahlprozess ist, dass im Vorfeld nicht alle Stakeholder mit einbezogen werden. Die Folge: Es verändern sich mehrfach die Anforderungen an das LMS, der Auswahlprozess zieht sich unnötig lange hin. Wer also ein LMS anschaffen möchte ist gut beraten, vorher den Dialog mit IT, Geschäftsführung, Betriebsrat und Fachabteilungen zu suchen.

Endgeräte

Damit E-Learning Ihre Mitarbeitenden begeistern kann, muss es einwandfrei funktionieren. Hierfür braucht es u.a. ein LMS, mit dem sich auf allen Endgeräten problemlos arbeiten lässt. Stellen Sie sich also die Frage: Was ist das schwächste Glied in der Kette? Die Erfahrung zeigt: Bis die Unternehmens-IT Updates auf neuere Betriebssysteme oder Browser freigibt, kann durchaus ein Jahr oder länger vergehen. Und auch Hardware-seitig sind grosse Unternehmen selten mit State-of-the-art Komponenten ausgestattet. Egal wie alt Soft- oder Hardware sind, das LMS muss einwandfrei funktionieren, damit die Lust am Lernen nicht vergeht. Weiterhin kann die Mobile-Fähigkeit des LMS eine zentrale Rolle einnehmen. Wenn viele Lernende im Aussendienst tätig sind oder Mitarbeitende aus produzierenden Abteilungen ihre eigenen Endgeräte (der sog. Bring-Your-Own-Device (BYOD) Ansatz) nutzen, dann sollten Sie ein besonderes Augenmerk darauf legen, dass das LMS auch an kleinen Bildschirmen gut bedienbar ist.

Seminar- und Webinarverwaltung

Wie eingangs erwähnt ist davon auszugehen, dass Präsenztrainings insgesamt weniger werden, jedoch nach wie vor eine wichtige Rolle im Methodenmix spielen. Für manch ein Thema oder Lernziel ist der soziale und kommunikative Aspekt, den nur Präsenzunterricht bieten kann, immer noch unerlässlich. Damit dieser sich nahtlos in die Bildungsorganisation einfügt, kann neben einer Webinarverwaltung auch eine entsprechende digitale Seminarverwaltung eingesetzt werden. Je nach Funktionsumfang dieser Komponente im LMS können darüber Seminare und Webinare geplant, Trainerinnen und Trainer aber auch Räume gebucht und Begleitmaterial angeboten werden. Bei umfangreichen Lernprojekten (Lernstrecken) sind Präsenzbausteine oft wesentlicher Bestandteil des didaktischen Konzeptes (Blended Learning). Gerade dann ist es von Vorteil, wenn „alles aus einer Hand“ über das LMS abgewickelt werden kann. Je nachdem also, welche Rolle Präsenzunterricht in Ihrem Formatmix spielt, sollten Sie die Seminarverwaltung besonders genau unter die Lupe nehmen.

Externe Zielgruppen

Die Schulung der eigenen Mitarbeitenden im Unternehmen ist sicher der häufigste Anwendungsfall für ein LMS. Doch auch die Schulung von externen Zielgruppen kann über ein LMS erfolgen. Wenn es sich dabei um Kunden handelt, die die Inhalte bei Ihnen kaufen, wird wahrscheinlich eine Selbstregistrierung, ganz sicher aber die Anbindung an ein Shop-System mit entsprechenden Payment-Funktionen vonnöten sein. Die Möglichkeiten, externe Zielgruppen zu bedienen, ist bei Learning Management Systemen sehr unterschiedlich ausgeprägt. Achten Sie also darauf, ein System zu finden, dass von Haus aus diesen Business Case abdecken kann und z.B. die Schnittstellen zu gängigen Shop-Systemen mitliefert.

Autorentool-Komponente

Für das Erstellen von Lerninhalten haben sich eine Reihe von Produkten auf dem Markt etabliert, z.B. Storyline oder Captivate von Adobe. Und natürlich soll das youknow Autorentool in dieser Auflistung nicht fehlen. Alle drei Tools sind vollwertige Autorensysteme, mit denen komplexe und multimediale Trainings erstellt werden können. Im L&D Alltag jedoch gibt es immer wieder Momente, in denen Sie schnell und pragmatisch selbst Lerninhalte erstellen wollen. Ein bisschen Text, ein paar Bilder, eventuell noch ein, zwei simple Interaktionen – mehr braucht es manchmal nicht. Um hier nicht mit Kanonen auf Spatzen zu schiessen, bieten manche Learning Management Systeme auch integrierte Autorentool-Funktionen an. Auf Basis von Templates können damit einfache Lerninhalte direkt im LMS erstellt werden. Ein Import der Trainings entfällt und der Content ist im Nu veröffentlicht. Auch dieses Feature kann für Sie von grosser Bedeutung sein, je nachdem wie Sie zukünftig Ihre Trainings erstellen wollen.

Social Learning und Community Funktionen

Oben haben wir bereits den sozialen Aspekt des Lernens besprochen, der vor allem bei Präsenzschulungen zum Tragen kommt. Der direkte persönliche Austausch mit anderen Lernenden oder der Dozentin/dem Dozenten kann extrem motivierend sein. Doch auch bei digitalen Trainings muss der soziale Aspekt nicht vollständig aussen vor sein. Möglich machen dies Social Learning und Community Funktionen, die in den gängigen LMS angeboten werden. Das kann z.B. ein Chat sein, mit dem sich die Lernenden live mit anderen Mitarbeitenden zu einem Inhalt austauschen können; ein Forum, in dem über ein Thema diskutiert werden kann, oder auch Bewertungs/Empfehlungssysteme, mit dem Lernende schnell zusätzliche spannende Inhalte entdecken können. Andere Lernende lernten auch… Sie kennen es aus fast jedem Online-Shop.

Corporate Design

Zuletzt möchten wir noch auf die Möglichkeiten eingehen, das LMS optisch auf Ihre Bedürfnisse bzw. auf Ihre Vorgaben anpassen zu können. Der Mensch ist bekanntermassen ein Gewohnheitstier. Da kann es nicht schaden, wenn sich das LMS weitestgehend an Ihre Firmen-CI anpassen lässt. Schriftarten, Farben, Bilder, Menüstrukturen – je gewohnter die Oberfläche für die Lernenden daherkommt, umso einfacher finden sie sich zurecht und die Akzeptanz steigt. Und gerade wenn Sie externe Zielgruppen bedienen wollen, wird ihr Anspruch an die grafische Oberfläche des Learning Management System sicher sehr hoch sein. Die Möglichkeiten eines Customizing sollten Sie daher ggfs. besonders genau unter die Lupe nehmen.

Ohne Test geht es nicht

Natürlich liesse sich die Liste an Funktionen, die für Ihren Business Case relevant sind, noch beliebig fortsetzen. Die genannten Features sind aber unserer Erfahrung nach die gängigsten Kriterien, über die es sich bei der Suche nachzudenken lohnt. Das Gute: Die Anbieter halten sich mit der Aufzählung der vorhandenen Funktionen natürlich nicht zurück – insofern können Sie schnell den ein oder anderen Haken in Ihrer persönlichen Checkliste setzen, bevor Sie den Anbieter kontaktiert haben. Wie genau ein versprochenes Feature jedoch ausgeprägt ist und ob es Ihren Ansprüchen genügt, das wird nur ein ausführlicher Test des Systems zeigen.

Sie möchten einen Blick in das youknow Learning Management System werfen? Dann zögern Sie nicht, sich mit uns in Verbindung zu setzen. Gerne stellen wir Ihnen einen kostenlosen Demo-Account zur Verfügung, damit Sie sich in Ruhe mit allen Funktionen vertraut machen können. In dem Video rechts bekommen Sie einen ersten Eindruck.

Auf einen Blick

Zusammenfassend haben wir hier nochmal alle Kriterien stichpunktartig zusammengefasst. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Suche.

  • Integration & Schnittstellen
    Möchten Sie das LMS mit anderen Systemen verbinden? Z.B. mit einem CRM oder einer HR-Software? Wenn ja, sind die dafür benötigten Schnittstellen vorhanden?

  • Hosting & Datenschutz
    Welche Art des Hostings für das LMS ist in Ihrer Organisation möglich? Wie sind die Vorgaben der IT?

  • Endgeräte
    Auf welchen Endgeräten soll das LMS genutzt werden? Funktioniert das LMS auch auf den ältesten Geräten, die bei Ihnen im Umlauf sind? Welche Rolle spielt die Nutzung des LMS auf mobilen Endgeräten?

  • Seminarverwaltung
    Welche Rolle spielt Blended Learning in Ihrem Unternehmen? Wird hierfür eine Seminarverwaltung benötigt?

  • Autorentool-Komponente
    Wollen Sie auch selbst Lerninhalte erstellen? Benötigen Sie dafür immer ein vollwertiges Autorensystem?

  • Externe Zielgruppen
    Sollen externe Zielgruppen (Kunden, Geschäftspartner) auf das LMS zugreifen? Ist eine Selbstregistrierung notwendig oder eine Anbindung an ein Shop-System zur Zahlungsabwicklung?

  • Social Learning & Community Funktionen
    Wie wichtig ist es in Ihrer Lernkultur, dass sich die Lernenden untereinander austauschen können? Welche Möglichkeiten der Interaktion halten Sie für sinnvoll?

  • Corporate Design
    Wie wichtig ist es Ihnen, dass das LMS an Ihre CI angepasst werden kann?

Sie möchten mehr über unser LMS erfahren?

„Wir führen Sie gerne durch eine Demo und beraten Sie zu Ihren Anforderungen. Im Anschluss daran stellen wir Ihnen einen Testzugang zur Verfügung, sodass Sie sich selbst mit dem System vertraut machen können. Hier erfahren Sie mehr über die Funktionen und unsere Preismodelle.“
Ken Weid, Senior Account Manager

Kontakt aufnehmen

Diese 3 Artikel werden Sie auch interessieren